REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA ORAZ REJESTR KATEGORII CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA DOKUMENTÓW 

 

 

INFORMACJA

REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA ORAZ REJESTR KATEGORII CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA DOKUMENTÓW

Nazwa i dane kontaktowe administratora danych:

Wójt Gminy Ustka, siedziba: ul. Dunina 24 76-270 Ustka, tel. 59 81 46 044 fax. 59 81 44 257

strona internetowa: www.ustka.ug.gov.pl, adres mail: urzad@ustka.ug.gov.pl

 

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:

Dariusz Kurkierewicz e-mail: iod@ustka.ug.gov.pl

Oświadczenie - klauzula zgody na przetwarzanie danych w UG Ustka

REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA

1. Referat ds. geodezji, planowania przestrzennego, budownictwa i gospodarki gruntami

Lp.

Nazwa czynności przetwarzania

Dział

Kategorie osób, których dane dotyczą

Określenie zakresu

przetwarzanych danych

Źródło danych

Cel przetwarzania

Nazwa systemu/oprogramowania

Forma rejestru

Podstawa prawna

1

Rejestr decyzji dotyczących podziałów nieruchomości

Geodezja

właściciele nieruchomości, użytkownicy wieczyści, pełnomocnicy

nazwiska i imiona, imiona rodziców, adres zamieszkania lub pobytu, nr księgi wieczystej, numer ewidencyjny PESEL

wnioskodawca, wypis
z ewidencji gruntów
i budynków, wyciąg z KW

Wydanie decyzji zatwierdzającej podział nieruchomości

webewid.powiat.slupsk.pl (ewidencja gruntów i budynków powiatu słupskiego); OpenOffice; Microsoft Word, Windows, ePUAP, ekw.ms.gov.pl (elektroniczne księgi wieczyste), EZD SIDAS

Elektronicznie
i papierowo

zgodnie

z ustawą

o gospodarce nieruchomościami, KPA

2

Rejestr decyzji o rozgraniczeniu nieruchomości

Geodezja

właściciele nieruchomości, użytkownicy wieczyści, pełnomocnicy

nazwiska i imiona, imiona rodziców, adres zamieszkania lub pobytu, nr księgi wieczystej, seria i numer dowodu osobistego, numer ewidencyjny PESEL

wnioskodawca, wypis
z ewidencji gruntów
i budynków, wyciąg z KW

Wydanie decyzji zatwierdzającej rozgraniczenie nieruchomości

webewid.powiat.slupsk.pl (ewidencja gruntów i budynków powiatu słupskiego); OpenOffice; Microsoft Word, Windows, ePUAP,
EZD SIDAS

Elektronicznie
i papierowo

zgodnie z ustawą Prawo geodezyjne
i kartograficzne, KPA

3

Rejestr zaświadczeń, zawiadomień w zakresie numeracji porządkowej

Geodezja

właściciele nieruchomości, użytkownicy wieczyści, pełnomocnicy

nazwiska i imiona, adres zamieszkania lub pobytu, numer telefonu, adres e-mail, numer ewidencyjny PESEL

wnioskodawca, wypis
z ewidencji gruntów
i budynków

Wydanie zaświadczenie lub poinformowanie o nadaniu numeru porządkowego nieruchomości

webewid.powiat.slupsk.pl (ewidencja gruntów i budynków powiatu słupskiego); OpenOffice; Microsoft Word, Windows, ePUAP,
EZD SIDAS

Elektronicznie
i papierowo

zgodnie z ustawą Prawo geodezyjne
i kartograficzne oraz rozporządzeniem Ministra Administracji
i Cyfryzacji

4

Rejestr sprzedaży nieruchomości

Gospodarka nieruchomościami

kupujący

nazwiska i imiona, imiona rodziców, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, miejsce pracy, seria i numer dowodu osobistego, numer telefonu

wnioskodawca

Sprzedaż nieruchomości

webewid.powiat.slupsk.pl (ewidencja gruntów i budynków powiatu słupskiego); OpenOffice; Microsoft Word, Windows, ePUAP,
EZD SIDAS

Elektronicznie
i papierowo

zgodnie z ustawą

o gospodarce nieruchomościami

5

Rejestr umów dzierżaw
ds. najmu

Gospodarka nieruchomościami

dzierżawcy i najemcy

nazwiska i imiona, imiona rodziców, adres zamieszkania lub pobytu, nr księgi wieczystej, numer ewidencyjny PESEL

wnioskodawca, wypis
z ewidencji gruntów
i budynków

Wydzierżawienie lub wynajęcie nieruchomości

webewid.powiat.slupsk.pl (ewidencja gruntów i budynków powiatu słupskiego); OpenOffice; Microsoft Word, Windows, ePUAP,
EZD SIDAS

Elektronicznie
i papierowo

zgodnie z ustawą
o gospodarce nieruchomościami

6

Rejestr przypisów ds. odpisów czynszu dzierzawnego ds. najmu

Gospodarka nieruchomościami

dzierżawcy i najemcy

nazwiska i imiona, imiona rodziców, adres zamieszkania lub pobytu, nr księgi wieczystej, numer ewidencyjny PESEL

wnioskodawca, wypis
z ewidencji gruntów
i budynków

Wydzierżawienie lub wynajęcie nieruchomości

Program OGN, webewid.powiat.slupsk.pl (ewidencja gruntów i budynków powiatu słupskiego); OpenOffice; Microsoft Word, Windows

Elektronicznie
i papierowo

zgodnie z ustawą
o gospodarce nieruchomościami, zarządzeniami Wójta w sprawie stawek czynszu
i najmu

7

Rejestr przypisów ds. odpisów opłat z tytułu użytkowania wieczystego

Gospodarka nieruchomościami

użytkownicy wieczyści

nazwiska i imiona, imiona rodziców, adres zamieszkania lub pobytu, nr księgi wieczystej, numer ewidencyjny PESEL

wypis
z ewidencji gruntów
i budynków

Naliczenie opłat z tyt. Użytkowania wieczystego gruntów

webewid.powiat.slupsk.pl (ewidencja gruntów i budynków powiatu słupskiego); OpenOffice; Microsoft Word, Windows

Elektronicznie
i papierowo

zgodnie z ustawą
o gospodarce nieruchomościami

8

Rejestr decyzji
w sprawie opłat adiacenckich
ds. planistycznych

Geodezja

właściciele nieruchomości

nazwiska i imiona, imiona rodziców, adres zamieszkania lub pobytu, nr księgi wieczystej, numer ewidencyjny PESEL

akty notarialne, decyzje podziałowe, zaświadczenia
o odbiorze sieci wodociągowej sanitarnej, dróg, wypis
z ewidencji gruntów
i budynków, strona postępowania

Naliczenie opłat adiacenckich i planistycznych

webewid.powiat.slupsk.pl (ewidencja gruntów i budynków powiatu słupskiego); OpenOffice; Microsoft Word, Windows, ePUAP,
EZD SIDAS

Elektronicznie
i papierowo

zgodnie z ustawą
o gospodarce nieruchomościami

9

Rejestr akt osadniczych

Geodezja

właściciele nieruchomości

nazwiska i imiona, imiona rodziców, adres zamieszkania lub pobytu, nr księgi wieczystej, seria i numer dowodu osobistego, numer ewidencyjny PESEL

akty nadania, akty notarialne, wypis
z ewidencji gruntów
i budynków, wnioskodawca

Wydawanie zaświadczeń o pracy w gospodarstwach rolnych, ustalanie stażu pracy w gosp. rolnych, okresu posiadania gospodarstw

webewid.powiat.slupsk.pl (ewidencja gruntów i budynków powiatu słupskiego); OpenOffice; Microsoft Word, Windows, ePUAP, EZD SIDAS

Elektronicznie
i papierowo

zgodnie z ustawą
o gospodarce nieruchomościami

10

Rejestr spraw dotyczących służebności przesyłu urządzeń infrastruktury podziemnej oraz dróg koniecznych

Gospodarka nieruchomościami

właściciele i użytkownicy wieczyści nieruchomości

nazwiska i imiona, imiona rodziców, adres zamieszkania lub pobytu, nr księgi wieczystej, seria i numer dowodu osobistego, numer ewidencyjny PESEL

wnioskodawca, akty notarialne, wypis z ewidencji gruntów, wyciąg z KW

Regulowanie stanów prawnych nieruchomości, przez które przebiegają gminne sieci infrastruktury technicznej;

webewid.powiat.slupsk.pl (ewidencja gruntów i budynków powiatu słupskiego); OpenOffice; Microsoft Word, Windows, ePUAP, ekw.ms.gov.pl (elektroniczne księgi wieczyste), EZD SIDAS

Elektronicznie
i papierowo

Zgodnie z Kodeksem cywilnym

11

Ewidencja decyzji
o warunkach zabudowy

Budownictwo

osoby fizyczne
i prawne,
właściciele nieruchomości, właściciele działek sąsiadujących (jako strony postępowania), użytkownicy wieczyści, pełnomocnicy

nazwiska i imiona, imiona rodziców, adres zamieszkania lub pobytu, nr księgi wieczystej, numer ewidencyjny PESEL, nr dowodu osobistego, REGON, NIP, nr. telefonów,
e – mail

wnioskodawca, wypis z ewidencji gruntów i budynków

Ustalenie na wniosek warunków zabudowy

webewid.powiat.slupsk.pl (ewidencja gruntów
i budynków powiatu słupskiego); OpenOffice; Microsoft Word,
Windows, ePUAP,
EZD SIDAS

Elektronicznie
i papierowo

zgodnie z ustawą
o planowaniu
i zagospodarowaniu przestrzennym, KPA

12

Ewidencja

decyzji pozwoleń na budowę

Budownictwo

osoby fizyczne
i prawne (wnioskodawcy o wydanie decyzji)

nazwiska i imiona wnioskodawcy, adresy zamieszkania, numery ewidencyjne działek,

organ wydający decyzję o pozwoleniu na budowę

Przesyłane do wiadomości Wójta Gminy przez Starostę jako stronie postępowania oraz dla celów statystycznych
i planowania przestrzennego

ePUAP, EZD SIDAS

Elektronicznie
i papierowo

zgodnie z ustawą Prawo budowlane

13

Rejestr decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego

Planowanie przestrzenne

osoby fizyczne i prawne, właściciele nieruchomości, użytkownicy wieczyści, pełnomocnicy

nazwiska i imiona, imiona rodziców, adres zamieszkania lub pobytu, nr księgi wieczystej, numer telefonu, numer PESEL, nr NIP,
Regon, e-mail, nr ewidencyjny działek

wnioskodawca, wypis
z ewidencji gruntów
i budynków

Ustalenie na wniosek lokalizacji inwestycji celu publicznego

webewid.powiat.slupsk.pl (ewidencja gruntów i budynków powiatu słupskiego); OpenOffice; Microsoft Word, Windows, ePUAP, ekw.ms.gov.pl (elektroniczne księgi wieczyste), EZD SIDAS

Elektronicznie
i papierowo

zgodnie

z ustawą
o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, KPA

14

Ewidencja zaświadczeń z MPZP lub o braku planu miejscowego

Planowanie przestrzenne

osoby fizyczne i prawne, właściciele nieruchomości, użytkownicy wieczyści, pełnomocnicy

nazwiska i imiona, imiona rodziców, adres zamieszkania lub pobytu, nr księgi wieczystej, seria i numer dowodu osobistego, numer ewidencyjny PESEL

wnioskodawca, wypis
z ewidencji gruntów
i budynków

Wydanie zaświadczenia o braku MPZP lub przeznaczeniu nieruchomości w akcie prawa miejscowego

webewid.powiat.slupsk.pl (ewidencja gruntów i budynków powiatu słupskiego); OpenOffice; Microsoft Word, Windows, ePUAP, ekw.ms.gov.pl (elektroniczne księgi wieczyste), EZD SIDAS

Elektronicznie
i papierowo

zgodnie

z KPA

15

Ewidencja zaświadczeń ze Studium uwarunkowań

Planowanie przestrzenne

osoby fizyczne i prawne, właściciele nieruchomości, użytkownicy wieczyści, pełnomocnicy

nazwiska i imiona, imiona rodziców, adres zamieszkania lub pobytu, nr księgi wieczystej, seria i numer dowodu osobistego, numer ewidencyjny PESEL

wnioskodawca, wypis
z ewidencji gruntów
i budynków

Wydanie zaświadczenia o przeznaczeniu nieruchomości w studium

webewid.powiat.slupsk.pl (ewidencja gruntów i budynków powiatu słupskiego); OpenOffice; Microsoft Word, Windows, ePUAP, ekw.ms.gov.pl (elektroniczne księgi wieczyste), EZD SIDAS

Elektronicznie

i papierowo

zgodnie

z KPA

16

Ewidencja wypisów i wyrysów z MPZP

Planowanie przestrzenne

osoby fizyczne i prawne, właściciele nieruchomości, użytkownicy wieczyści, pełnomocnicy

nazwiska i imiona, imiona rodziców, adres zamieszkania lub pobytu, nr księgi wieczystej, seria i numer dowodu osobistego, numer ewidencyjny PESEL

wnioskodawca, wypis
z ewidencji gruntów
i budynków

Wydanie wypisu i wyrysu dla nieruchomości z aktu prawa miejscowego

webewid.powiat.slupsk.pl (ewidencja gruntów i budynków powiatu słupskiego); OpenOffice; Microsoft Word, Windows, ePUAP, ekw.ms.gov.pl (elektroniczne księgi wieczyste), EZD SIDAS

Elektronicznie
i papierowo

zgodnie

z ustawą o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym

17

Rejestr planów miejscowych oraz Studium uwarunkowań

Planowanie przestrzenne

osoby fizyczne i prawne, właściciele nieruchomości, użytkownicy wieczyści, pełnomocnicy

nazwiska i imiona, imiona rodziców, adres zamieszkania lub pobytu, nr księgi wieczystej, seria i numer dowodu osobistego, numer ewidencyjny PESEL

wnioskodawca, wypis
z ewidencji gruntów
i budynków

Dopełnienie obowiązków określonych w przepisach prawa

webewid.powiat.slupsk.pl (ewidencja gruntów i budynków powiatu słupskiego); OpenOffice; Microsoft Word, Windows, ePUAP, ekw.ms.gov.pl (elektroniczne księgi wieczyste), EZD SIDAS

Elektronicznie, papierowo, BIP

zgodnie

z ustawą o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym

18

Rejestr wniosków o sporządzenie lub zmianę MPZP lub Studium, jak również do dokumentów będących w trakcie procedowania

Planowanie przestrzenne

osoby fizyczne i prawne, właściciele nieruchomości, pełnomocnicy

nazwiska i imiona, imiona rodziców, adres zamieszkania lub pobytu, nr księgi wieczystej, seria i numer dowodu osobistego, numer ewidencyjny PESEL

Wnioskodawca

Dopełnienie obowiązków określonych w przepisach prawa w zakresie planowania przestrzennego i sposobu przeprowadzania procedury planistycznej

webewid.powiat.slupsk.pl (ewidencja gruntów i budynków powiatu słupskiego); OpenOffice; Microsoft Word, Windows, ePUAP, ekw.ms.gov.pl (elektroniczne księgi wieczyste), EZD SIDAS, e-mail

Elektronicznie
i papierowo

zgodnie

z ustawą o planowaniu i zagospdoarowaniu przestrzennym

19

Rejestr uwag złożonych do projektu MPZP lub Studium wyłożonego do publicznego wglądu

Planowanie przestrzenne

osoby fizyczne i prawne, właściciele nieruchomości, pełnomocnicy

nazwiska i imiona, imiona rodziców, adres zamieszkania lub pobytu, nr księgi wieczystej, seria i numer dowodu osobistego, numer ewidencyjny PESEL

Wnioskodawca

Dopełnienie obowiązków określonych w przepisach prawa w zakresie planowania przestrzennego i sposobu przeprowadzania procedury planistycznej

webewid.powiat.slupsk.pl (ewidencja gruntów i budynków powiatu słupskiego); OpenOffice; Microsoft Word, Windows, ePUAP, ekw.ms.gov.pl (elektroniczne księgi wieczyste), EZD SIDAS

Elektronicznie
i papierowo

zgodnie

z ustawą o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym

20

Rejestr innych wniosków, nie sklasyfikowanych powyżej (np. wniosek o wydanie kserokopii decyzji, wniosek o sprzedaż, który kończy się odmową itp.)

Geodezja, gospodarka nieruchomościami, planowanie przestrzenne, budownictwo

osoby fizyczne i prawne, właściciele nieruchomości, pełnomocnicy

nazwiska i imiona, imiona rodziców, adres zamieszkania lub pobytu, nr księgi wieczystej, seria i numer dowodu osobistego, numer ewidencyjny PESEL

Wnioskodawca

Dopełnienie obowiązku wynikającego z ogólnych zasad postepowania administracyjnego

webewid.powiat.slupsk.pl (ewidencja gruntów i budynków powiatu słupskiego); OpenOffice; Microsoft Word, Windows, ePUAP, ekw.ms.gov.pl (elektroniczne księgi wieczyste), EZD SIDAS

Elektronicznie
i papierowo

Zgodnie z KPA

 

 

2. Referat Finansowo – Księgowy

Lp.

Nazwa czynności przetwarzania

Dział

Kategorie osób, których dane dotyczą

Określenie zakresu

przetwarzanych danych

Źródło danych

Cel przetwarzania

Nazwa systemu/oprogramowania

Forma rejestru

Podstawa prawna

1

Ewidencja opłaty za zajęcie pasa drogowego

Księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

osoby zajmujące pas drogi gminnej gminy Ustka, na zasadach ustawy o drogach publicznych

nazwiska i imiona, nazwa, imiona rodziców, adres zamieszkania, adres siedziby lub korespondencyjny, numer telefonu, data urodzenia, numer ewidencyjny PESEL i NIP, numer REGON.

klient, ewidencja ludności

księgowanie i windykacja

ADAS” - moduł Karty Kontowe

elektronicznie i papierowo

zgodnie z ustawą o drogach publicznych

2

Rejestr upomnień opłaty za zajęcie pasa drogowego

Księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

osoby posiadające zaległości z tytułu opłaty za zajęcie pasa drogowego, na zasadach ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji

nazwiska i imiona, nazwa, adres zamieszkania, adres siedziby lub korespondencyjny.

klient, ewidencja ludności, CEIDG

windykacja

ADAS” - moduł Karty Kontowe

elektronicznie i papierowo

zgodnie z ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji

3

Ewidencja tytułów wykonawczych opłaty za zajęcie pasa drogowego

Księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

osoby posiadające zaległości z tytułu opłaty za zajęcie pasa drogowego, na zasadach ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji

nazwiska i imiona, nazwa, imiona rodziców, adres zamieszkania, adres siedziby, data urodzenia, numer ewidencyjny PESEL i NIP, numer REGON.

klient, ewidencja ludności, CEIDG

windykacja

ADAS” - moduł Karty Kontowe

elektronicznie i papierowo

zgodnie z ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji

4

Ewidencja tytułów wykonawczych opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi

Księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

osoby posiadające zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, na zasadach ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji

nazwiska i imiona, nazwa, imiona rodziców, adres zamieszkania, adres siedziby, data urodzenia, numer ewidencyjny PESEL i NIP, numer REGON

klient, ewidencja ludności

windykacja

ADAS” - moduł Karty Kontowe

elektronicznie i papierowo

zgodnie z ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji

5

Ewidencja umorzeń opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi

Księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

osoby wytwarzające odpady komunalne na terenie gminy Ustka, na zasadach ustawy Ordynacja podatkowa

nazwiska i imiona, adres zamieszkania lub pobytu, miejsce pracy, numer telefonu, płeć, stan cywilny, obywatelstwo, stopień niepełnosprawności, wysokość dochodów, sytuacja majątkowa, stan rodziny, stan zdrowia, koszty utrzymania lokalu

klient, ewidencja ludności, GOPS

uzyskanie ulgi

ADAS” - moduł Karty Kontowe i Odpady

elektronicznie i papierowo

zgodnie z ustawą o utrzymaniu czystości w gminach, Ordynacja podatkowa

6

Ewidencja rozłożeń na raty i odroczeń terminu płatności opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnym

Księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

osoby wytwarzające odpady komunalne na terenie gminy Ustka, na zasadach ustawy Ordynacja podatkowa

nazwiska i imiona, adres zamieszkania lub pobytu, miejsce pracy, numer telefonu, płeć, stan cywilny, obywatelstwo, stopień niepełnosprawności, wysokość dochodów, sytuacja majątkowa, stan rodziny, stan zdrowia, koszty utrzymania lokalu

klient, ewidencja ludności, GOPS

uzyskanie ulgi

ADAS” - moduł Karty Kontowe

elektronicznie i papierowo

zgodnie z ustawą o utrzymaniu czystości w gminach, Ordynacja podatkowa

7

Rejestr kontroli podatkowych

Księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

podatnicy prowadzący działalność gospodarczą na terenie gminy Ustka, na zasadach ustawy prawo przedsiębiorców, Ordynacja podatkowa oraz o podatkach i opłatach lokalnych

nazwiska i imiona, nazwa, imiona rodziców, adres zamieszkania, adres siedziby lub korespondencyjny, numer telefonu, numer ewidencyjny PESEL i NIP

klient, podatki, system informacji przestrzennej Web-EWID, CEIDG

sprawdzenie poprawności złożonych informacji oraz deklaracji w sprawie podatku od nieruchomości

-

elektronicznie i papierowo

Zgodnie z ustawą prawo przedsiębiorców, Ordynacja podatkowa oraz o podatkach i opłatach lokalnych

8

Ewidencja wyciągów bankowych

Księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

kontrahent, dłużnik

imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer rachunku bankowego

dowód wpłaty/wypłaty

ewidencja rozrachunków, dochodów, wydatków budżetu

ADAS/FK,

Ewidencja wyciągów bankowych

kontrahent, dłużnik

9

Rejestr kont podatników

Księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

Osoby będące podatnikami na terenie Gminy Ustka

nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania lub korespondencji, numer ewidencyjny PESEL i NIP , seria i numer dowodu osobistego

Rejestr podatników

Księgowanie,

windykacja

ADAS” moduł karty kontowe

elektronicznie

zgodnie z ustawą

ordynacja podatkowa, ustawą o podatku rolnym, o podatku leśnym , o podatkach

i opłatach lokalnych

10

Rejestr tytułów wykonawczych

Księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

Osoby posiadające zaległości podatkowe

nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania , numer ewidencyjny PESEL , NIP , seria i numer dowodu osobistego

Rejestr podatników

windykacja

ADAS” moduł karty kontowe

elektronicznie i papierowo

zgodnie z ustawą

o postępowaniu egzekucyjnym

w administracji

11

Rejestr upomnień

Księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

Osoby posiadające zaległości podatkowe

nazwiska i imiona, adres zamieszkania lub korespondencji

Rejestr podatników

windykacja

ADAS” moduł karty kontowe

elektronicznie i papierowo

zgodnie z ustawą

o postępowaniu egzekucyjnym

w administracji

12

Rejestr kont osób ponoszących opłaty

z tytułu czynszu najmu lokali mieszkalnych

Księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

Osoby będące najemcami lokali mieszkalnych

nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL,NIP

Rejestr najemców

księgowanie,

windykacja

ADAS” moduł karty kontowe

elektronicznie

Zgodnie z ustawą

o ochronie praw lokatorów mieszkaniowym zasobie gminy

i o zmianie kodeksu cywilnego

13

Rejestr wezwań

do zapłaty

Księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

Osoby będące najemcami lokali mieszkalnych

nazwiska i imiona, adres zamieszkania lub pobytu,

Rejestr najemców

windykacja

ADAS” moduł karty kontowe

papierowo

Zgodnie z ustawą kodeks cywilny

14

Rejestr osób ponoszących opłaty z tytułu posiadania psów

Księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

osoby ponoszące opłaty z tytułu posiadania psów

nazwiska i imiona, adres zamieszkania

Dowody wpłat

księgowanie

 

papierowo

Zgonie z ustawą

o podatkach i opłatach lokalnych

15

Rejestr faktur zakupu

Księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

Kontrahenci

Nazwiska i imiona, nazwy działalności gospodarczej, adresy zamieszkania, siedziby firmy, numer NIP, numer konta bankowego

Dokumenty dotyczące zakupu

Potwierdzenie dostarczenia i odbioru f-ry pracownikowi merytorycznemu

Elektroniczny Obieg Dokumentów

papierowo

zgodnie

z ustawą

o rachunkowości

16

Ewidencja dowodów księgowych

Księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

Kontrahenci, dłużnicy, pracownicy

Nazwiska i imiona, nazwy działalności gospodarczej, adresy zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, wysokość wynagrodzenia, siedziby firmy, numer NIP, numer konta bankowego,

Dokumenty dotyczące zakupu, sprzedaży, decyzje, listy płac

Ewidencja rozrachunków z kontrahen-tami, dłużnikami i pracownikami,

ADAS / FK

 

internet banking

elektronicznie i papierowo

zgodnie

z ustawą

o rachunkowości, rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jst, jednostek budżetowych…,

ustawą o finansach publicznych

17

Rejestr not korygujących

Księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

Kontrahenci

Nazwiska i imiona, nazwy działalności gospodarczej, siedziby firmy, numer NIP, numer konta bankowego,

Dokumenty dotyczące zakupu

Ewidencja rozrachunków z kontrahentami

ADAS / FK

 

internet banking

elektronicznie i papierowo

zgodnie

z ustawą

o rachunkowości, rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jst, jednostek budżetowych…,

ustawą o finansach publicznych

18

Rejestr not obciążeniowych

Księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

Jednostki organizacyjne gminy Ustka, kontrahenci

Nazwa i adres jednostki organizacyjnej, nazwiska i imiona, adres zamieszkania, numer ewidencyjny PESEL, siedziby firmy, numer NIP, numer konta bankowego,

Dokumenty dotyczące zakupu

Rozrachunki z jednostkami, osobami fizycznymi

ADAS / FK

 

Word

elektronicznie i papierowo

zgodnie

z ustawą

o rachunkowości,

rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jst, jednostek budżetowych…

ustawą o finansach publicznych

19

Rejestr zaświadczeń

Wymiar podatku

Osoby będące podatnikami na terenie Gminy Ustka

nazwiska i imiona, adres zamieszkania , PESEL, NIP

Rejestr podatników

uzyskanie zaświadczenia o wielkości gospodarstwa rolnego lub jego braku, o niezaleganiu lub stwierdzającego stan zaległości

SIDAS EZD.

elektronicznie i papierowo

zgodnie

z ustawą ordynacja podatkowa, ustawą o podatku rolnym

 

20

Rejestr podatników

Wymiar podatku

Osoby posiadające nieruchomości na terenie Gminy Ustka

nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, seria i numer dowodu osobistego, numer telefonu,

akty notarialne, postanowienia o nabyciu spadku, akty poświadczenia dziedziczenia, ewidencja gruntów, informacje w sprawie podatku od nieruchomości, podatku rolnego i leśnego

Naliczenie podatku

ADAS moduł PODATKI

elektronicznie i papierowo

zgodnie

z ustawą ordynacja podatkowa, ustawą o podatku rolnym, o podatku leśnym, o podatkach i opłatach lokalnych

 

21

Rejestr umorzeń

Wymiar podatku

Osoby posiadające nieruchomości na terenie Gminy Ustka

nazwiska i imiona, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, miejsce pracy, numer telefonu, płeć, stan cywilny, stopień niepełnosprawności, wysokość dochodów, sytuacja majątkowa, stan rodziny, stan zdrowia,

ADAS moduł PODATKI, oświadczenia o sytuacji majątkowej i rodzinnej

Umorzenie podatku

SIDAS EZD.

elektronicznie i papierowo

zgodnie

z ustawą ordynacja podatkowa

22

Rejestr rozłożeń na raty

Wymiar podatku

Osoby posiadające nieruchomości na terenie Gminy Ustka

nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, miejsce pracy, numer telefonu, płeć, stan cywilny, stopień niepełnosprawności, wysokość dochodów, sytuacja majątkowa, stan rodziny, stan zdrowia,

ADAS moduł PODATKI, oświadczenia o sytuacji majątkowej i rodzinnej

Rozłożenie na raty podatku

SIDAS EZD

elektronicznie i papierowo

zgodnie

z ustawą ordynacja podatkowa

23

Rejestr sprawozdań

Wymiar podatku

-

Nazwiska i imiona, wysokość umorzonej lub rozłożonej na raty kwoty podatku

Rejestr umorzeń i rozłożeń na raty

Przekazanie do publicznej wiadomości

SHRIMP, SIDAS, srpp.minrol.gov.pl

elektronicznie i papierowo

zgodnie

z ustawą o postępowaniu w sprawach dot. pomocy publicznej oraz ustawą o finansach publicznych

24

Rejestr kont podatników podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego – osób prawnych

księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

Osoby posiadające spółki /firmy na terenie gminy Ustka

Nazwiska , imiona , daty urodzeń, Pesel, NIP, Regon, adres siedziby, adres do korespondencji,

podatnik

Księgowanie,

ADAS/KONTA

Elektronicznie i papierowo

Rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej

 

25

Rejestr tytułów wykonawczych i upomnień– podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego -osób prawnych

księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

Osoby posiadające spółki /firmy na terenie gminy Ustka

NIP, Regon, adres siedziby, adres do korespondencji

podatnik

Windykacja

ADAS/KONTA

Elektronicznie i papierowo

Zgodnie z ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji

26

Rejestr kont podatników opłaty za odpady

księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

Podatnicy z terenu gminy Ustka, osoby posiadające spółki /firmy na terenie gminy Ustka

Nazwiska, imiona, imiona rodziców ,daty urodzenia, adres zamieszkania lub zamieszkania, pesel,

NIP, Regon, adres siedziby, adres do korespondencji,

podatnik

Księgowanie,

ADAS/KONTA

Elektronicznie i papierowo

Rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej

27

Rejestr tytułów wykonawczych i upomnień opłaty za odpady

księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

Podatnicy z terenu gminy Ustka ,osoby posiadające spółki /firmy na terenie gminy Ustka

Nazwiska, imiona, imiona rodziców ,daty urodzenia, adres zamieszkania lub zamieszkania, pesel,

NIP, Regon, adres siedziby, adres do korespondencji,

podatnik

Windykacja

ADAS/KONTA

Elektronicznie i papierowo

Zgodnie z ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji

28

Rejestr mandatów karnych

księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

Sprawcy wykroczeń ukaranych mandatami karnymi

Nazwiska, imiona, imiona rodziców ,daty urodzenia, adres zamieszkania lub zamieszkania, pesel,

Straż Gminna Gminy Ustka

księgowanie

eMandat;

Elektronicznie i papierowo

Rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibe poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej

29

Rejestr tytułów wykonawczych i upomnień mandatów karnych

księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

Sprawcy wykroczeń ukaranych mandatami karnymi

Nazwiska, imiona, imiona rodziców ,daty urodzenia, adres zamieszkania lub zamieszkania, pesel,

Straż Gminna Gminy Ustka

Windykacja

eMandat;

Elektronicznie i papierowo

Zgodnie z ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji

30

Ewidencja wyciągów bankowy

księgowość podatkowa, opłaty i kontrole

dłużnik

Nazwiska, imiona, adres zamieszkania lub zamieszkania, nr rachunku bankowego

 

Dowód wpłaty/ wypłaty

Księgowanie dochodów

ADAS/KONTA; Internet Banking

Elektronicznie i papierowo

Rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej

31

Rejestr podatników

płace, podatki i opłaty od umów cywilnoprawnych

Osoby posiadające środki transportowe

nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL , rodzaj pojazdu

Podatnik

Naliczenie podatku

ADAS/POST

elektronicznie i papierowo

zgodnie

z ustawą

ordynacja podatkowa,

o podatkach i opłatach lokalnych

32

Rejestr tytułów wykonawczych i upomnień

płace, podatki i opłaty od umów cywilnoprawnych

Osoby posiadające środki transportowe

nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL , rodzaj pojazdu

Podatnik

windykacja

ADAS/POST

elektronicznie i papierowo

zgodnie z ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji

33

Rejestr kont podatników

płace, podatki i opłaty od umów cywilnoprawnych

Osoby posiadające środki transportowe

nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL , rodzaj pojazdu

Podatnik

Księgowanie, windykacja

ADAS/POST

elektronicznie i papierowo

zgodnie

z ustawą

ordynacja podatkowa,

o podatkach i opłatach lokalnych

34

Rejestr użytkowników wieczystych

płace, podatki i opłaty od umów cywilnoprawnych

Osoby będące użytkownikami wieczystymi

nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL ,

Użytkownik wieczysty

Księgowanie, windykacja

ADAS/KONTA

elektronicznie i papierowo

Zgonie z ustawą o gospodarce nieruchomościami

35

Rejestr kont użytkowników wieczystych

płace, podatki i opłaty od umów cywilnoprawnych

Osoby będące użytkownikami wieczystymi

nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL ,

Użytkownik wieczysty

windykacja

ADAS/KONTA

elektronicznie i papierowo

Zgonie z ustawą o gospodarce nieruchomościami

 

 

36

Rejestr osób ponoszących opłaty z tytułu przekształcenia wieczystego użytkowania w prawo własności

płace, podatki i opłaty od umów cywilnoprawnych

Osoby ponoszące opłaty z tytułu przekształcenia wieczystego użytkowania w prawo własności

nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL ,

Rejestr użytkowników

Księgowanie, windykacja

ADAS/KONTA

elektronicznie i papierowo

Zgonie z ustawą o gospodarce nieruchomościami

37

Rejestr osób ponoszących opłaty z tytułu zakupu lokalu mieszkalnego na własność

płace, podatki i opłaty od umów cywilnoprawnych

osoby ponoszące opłaty z tytułu zakupu lokalu mieszkalnego na własność

nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL ,

Rejestr

Księgowanie, windykacja

ADAS/KONTA

elektronicznie i papierowo

Zgonie z ustawą o gospodarce nieruchomościami

38

Rejestr osób ponoszących opłaty adiacenckie i opłaty planistyczne

płace, podatki i opłaty od umów cywilnoprawnych

osoby ponoszące opłaty adiacenckie i opłaty planistyczne

nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL ,

rejestr

Księgowanie, windykacja

ADAS/KONTA

elektronicznie i papierowo

Zgonie z ustawą o gospodarce nieruchomościami

39

Rejestr tytułów wykonawczych i upomnień

płace, podatki i opłaty od umów cywilnoprawnych

osoby ponoszące opłaty adiacenckie i opłaty planistyczne

nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL ,

rejestr

windykacja

ADAS/KONTA

elektronicznie i papierowo

zgodnie z ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji

40

Rejestr zaświadczeń o wynagrodzeniu dla pracowników i zleceniobiorców

płace, podatki i opłaty od umów cywilnoprawnych

Pracownicy i zleceniobiorcy

nazwiska i imiona, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL

pracownik i zleceniobiorca

-

ADAS/KiP

Papierowo

Zgodnie z ustawą Kodeks Pracy i Kodeks Cywilny

41

Rejestr pracowników i zleceniobiorców

płace, podatki i opłaty od umów cywilnoprawnych

Pracownicy i zleceniobiorcy

nazwiska i imiona, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL , kwota wynagrodzenia

pracownik i zleceniobiorca

Odprowadzenie podatku dochodowego od osób fizycznych i składek na ZUS

ADAS/KiP

elektronicznie i papierowo

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych,

o ubezpieczeniu społecznym i zdrowotnym

42

Rejestr zaświadczeń o wynagrodzeniu i zatrudnieniu Rp-7

płace, podatki i opłaty od umów cywilnoprawnych

Pracownicy i zleceniobiorcy

nazwiska i imiona, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL , kwoty wynagrodzeń i okres zatrudnienia

pracownik i zleceniobiorca

Kapitał początkowy , emerytura lub renta

ADAS/KiP

Papierowo

Zgodnie z ustawą o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych

43

Rejestr formularzy mandatów karnych

 

obsługa kasy

Mieszkańcy Gminy Ustka i Polski

Nazwiska i imiona, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL

Dowody osobiste

Pobór

grzywien nałożonych w

drodze mandatów karnych,

ADAS

moduł

KASA

papierowo

Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów

44

Rejestr kwitariuszy przychodowych

obsługa kasy

Sołtysi Gminy Ustka, osoby posiadające nieruchomości na terenie Gminy Ustka

Nazwiska i imiona , adres zamieszkania lub pobytu , wysokości kwot : podatków, opłat za odpady ,

opłaty miejscowej , uzdrowiskowej. targowej

Dowody osobiste ,

rejestr podatników

Pobór, podatków, opłat za odpady, opłaty miejscowej, uzdrowiskowej oraz targowej

ADAS

moduł

KASA

papierowo

Zgodnie z Uchwałami Rady Gminy Ustka

45

Dowody wpłaty KP-w formie gotówkowej ,

Dowody wpłaty KP-K

w formie bezgotówkowej

kartą płatniczą -

First

DATA POLCARD

obsługa kasy

Osoby posiadające nieruchomości na terenie Gminy Ustka

Nazwiska i imiona, adres zamieszkania lub pobytu, wysokości wpłat

Rejestr

podatników

Pobór

podatków

i opłat lokalnych

 

 

ADAS

moduł

KASA

elektronicznie i papierowo

Instrukcja dot. gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy Ustka

załącznik Nr 6 do zarządzenia Nr 120.69.2017

Wójta Gminy Ustka z dnia 29 grudnia 2017 roku

46

Dowody wypłaty KW

obsługa kasy

Pracownicy Urzędu Gminy Ustka ,

osoby posiadające nieruchomości na terenie Gminy Ustka

Nazwiska i imiona , adres zamieszkania lub pobytu , numery dowodów osobistych

Dowody

osobiste , rejestr podatników

Wypłaty:

list płac , delegacji, rachunków

ADAS

moduł

KASA

elektronicznie i

papierowo

Instrukcja dot. gospodarki kasowej

w Urzędzie Gminy Ustka

załącznik nr 6 do zarządzenia Nr 120.69.2017

Wójta Gminy Ustka z dnia 29 grudnia 2017 roku

47

Rejestr najemców i dzierżawców

księgowość budżetowa

Osoby będące stroną umów dzierżaw lub najmu nieruchomości będących w zasobie nieruchomości Gminy Ustka

nazwiska i imiona, adres zamieszkania lub pobytu

Dzierżawcy, najemcy

Prowadzenie rozliczeń z najemcami, dzierżawcami z tytułu zawartych umów

ADAS/

KONTA

elektronicznie i papierowo

zgodnie

z ustawą

Kodeks cywilny

48

Wystawianie upomnień

księgowość budżetowa

Osoby będące stroną umów dzierżaw lub najmu nieruchomości będących w zasobie nieruchomości Gminy Ustka

nazwiska i imiona, adres zamieszkania lub pobytu

Dzierżawcy, najemcy

Windykacja należności

ADAS/

KONTA

Papierowo

zgodnie

z ustawą

Kodeks cywilny

49

Wyciągi bankowe

księgowość budżetowa

Podmioty (firmy oraz osoby fizyczne) będące dostawcami lub odbiorcami dla Gminy Ustka

Imiona i nazwiska, nazwy działalności gospodarczej, nazwa zobowiązania lub należności, numer rachunku bankowego, kwota uregulowanej należności lub zobowiązania

Wyciąg bankowy

Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, księgowanie dochodów i wydatków na rachunku bieżacym na odpowiednich paragrafach klasyfikacji budżetowej

ADAS/

FK

Elektronicznie i papierowo

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz z Ustawą o finansach publicznych

50

Rejestr faktur zakupu i sprzedaży

księgowość budżetowa

Podmioty (firmy oraz osoby fizyczne) będące dostawcami lub odbiorcami dla Gminy Ustka

Imiona i nazwiska, nazwy działalności gospodarczej, dane dotyczące transakcji (data, nazwa usługi, kwota do zapłaty, stawka podatku VAT, wielkość podatku VAT należnego lub naliczonego)

Dokumenty dotyczące sprzedaży i zakupu

Rozrachunki z odbiorcami, rozrachunki z Urzędem Skarbowym z tyt. podatku VAT

ADAS/

faktury

ADAS/

FK

Elektronicznie i papierowo

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz z Ustawą o podatku od towarów i usług

51

Rejestr sprawozdań finansowych udzielonych dotacji

księgowość budżetowa

Fundacje i stowarzyszenia, którym Gmina Ustka udzieliła dotacji

Nazwy fundacji i stowarzyszeń, adresy, imiona i nazwiska osób upoważnionych do reprezentacji, numery telefonów, nazwy zadań publicznych na które została udzielona dotacja, dane dotyczące transakcji (data, nazwa, kwota, sposób rozliczenia)

Sprawozdania finansowe składane zgodnie z umowami

Kontrola prawidłowości wykorzystania środków publicznych

Nie dotyczy

Papierowo

Zgodnie z Ustawą o finansach publicznych

52

Listy dzieci będących mieszkańcami Gminy Ustka, uczęszczających do przedszkoli i żłobków poza terenem Gminy

księgowość budżetowa

Dzieci będące mieszkańcami Gminy Ustka, uczęszczające do przedszkoli i żłobków poza terenem Gminy

Imiona i nazwiska dzieci, rok urodzenia, miejscowość w której są zameldowane, okres i placówka oświatowa (nazwa, adres placówki) do której dziecko uczęszcza

Jednostki oświatowe

Rozliczenia finansowe z placówkami oświatowymi do których uczęszczają dzieci z terenu Gminy Ustka

Nie dotyczy

Papierowo

Zgodnie z Ustawą o systemie oświaty

 

 

3.Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich

Lp.

Nazwa czynności przetwarzania

Dział

Kategorie osób, których dane dotyczą

Określenie zakresu

przetwarzanych danych

Źródło danych

Cel przetwarzania

Nazwa systemu/oprogramowania

Forma rejestru

Podstawa prawna

1

Przyjmowanie wniosków
i wydawanie dowodów osobistych

Dowody osobiste

Wnioskodawca
o wydanie dowodu osobistego

Nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce urodzenia, adres do korespondencji, numer ewidencyjny PESEL, seria i numer dowodu osobistego, adres elektroniczny, e-mail, telefon, płeć, obywatelstwo, wizerunek twarzy

Od osoby, której dane dotyczą

Realizacja obowiązków wynikających
z przepisów prawa

ŹRÓDŁO, TENSOFT

 

Elektronicznie
i papierowo

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, ustawa
z dnia 6 sierpnia 2010 roku o dowodach osobistych (Dz. U. z 2017 roku poz. 1464 ze zm.)

2

Prowadzenie ewidencji mieszkańców oraz zamieszkania cudzoziemców

Ewidencja ludności

Mieszkańcy gminy

Nazwiska i imiona, nazwisko rodowe, imiona i nazwiska rodowe rodziców, data urodzenia, miejsce urodzenia, kraj urodzenia, stan cywilny, oznaczenie aktu urodzenia i urzędu stanu cywilnego, w którym on został sporządzony, płeć, nr PESEL, obywatelstwo albo status bezpaństwowca, imię i nazwisko rodowe oraz nr PESEL małżonka, data zawarcia związku małżeńskiego, oznaczenie aktu małżeńskiego, data rozwiązania związku małżeńskiego, sygnatura akt, adres i data zameldowania na pobyt stały, kraj miejsca zamieszkania, kraj poprzedniego miejsca zamieszkania, data wymeldowania z miejsca pobytu stałego, adres i data zameldowania
na pobyt czasowy oraz data upływu deklarowanego terminu pobytu, data wymeldowania z miejsca pobytu czasowego, data wyjazdu poza granice RP trwającego dłużej niż 6 miesięcy i wskazanie kraju wyjazdu, data powrotu z wyjazdu poza granice RP, seria, numer i data ważności dowodu osobistego, seria, numer i data ważności paszportu, seria, numer i data ważności dokumentu podróży cudzoziemca, data upływu deklarowanego przez cudzoziemca terminu pobytu, data zgonu, numer aktu zgonu i oznaczenie USC, podpis właściciela lokalu lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu, nazwisko i imię pełnomocnika o ile został ustanowiony, adres elektroniczny służący do doręczeń, jeżeli osoba dokonała wymeldowania z miejsca stałego pobytu przy wykorzystaniu dokumentu elektronicznego

Od osób, których dotyczą,

z innych źródeł niż osoba, której dotyczą

Realizacja obowiązków wynikających
z przepisów prawa

TENSOFT, ŹRÓDŁO

Elektronicznie
i papierowo

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, ustawa
z dnia 24 września 2010 roku
o ewidencji ludności (Dz. U. z 2017 roku
poz. 657 ze zm.)

3

Realizacja obowiązków nałożonych na Gminę zgodnie z Kodeksem wyborczym

Ewidencja ludności

Mieszkańcy gminy
z czynnym prawem do głosowania

Imiona i nazwisko, adres zamieszkania lub pobytu, PESEL, numer dowodu osobistego, imię ojca, adres głosowania, data urodzenia, obywatelstwo

Od osób, których dotyczą,

z innych źródeł niż osoba, której dotyczą

Realizacja obowiązków wynikających
z przepisów prawa

TENSOFT

Elektronicznie
i papierowo

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, ustawa z dnia 5 stycznia 2011 roku Kodeks wyborczy (Dz.U. z 2018 roku
poz. 754)

4

Prowadzenie ewidencji osób,
na które nałożono obowiązek świadczeń osobistych
i rzeczowych

 

Obronność, obrona cywilna

Osoby, na które nałożono obowiązek świadczeń osobistych
i rzeczowych

 

Imię i nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania, miejsce pracy, zawód , typ i marka pojazdu

 

WKU Słupsk, jednostki wojskowe oraz
z
e źródeł wewnętrznych

 

Realizacja obowiązków wynikających
z przepisów prawa

 

Dokumentacja papierowa

 

Elektronicznie
i papierowo

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, ustawa
z dnia 21 listopada 1967 roku o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U.
z 2017 roku
poz. 1430 ze zm.)

5

Prowadzenie dokumentacji "Rejestr kwalifikacji wojskowej"

 

Sprawy wojskowe

Osoby podlegające obowiązkowi służby wojskowej

 

 

Imiona i nazwisko, nazwisko rodowe, PESEL, seria i numer dowodu osobistego, miejsce urodzenia, adres zamieszkania, seria i numer książeczki wojskowej

 

TENSOFT

 

Realizacja obowiązków wynikających
z przepisów prawa

 

Dokumentacja papierowa

 

Elektronicznie
i papierowo

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, ustawa
z dnia 21 listopada 1967 roku
o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U.
z 2017 roku
poz. 1430 ze zm.)

6

Przyznawanie
i wypłacanie świadczenia pieniężnego żołnierzom rezerwy oraz osobom przeniesionym do rezerwy, niebędącym żołnierzami rezerwy

 

Sprawy wojskowe

Żołnierze rezerwy oraz osoby przeniesione
do rezerwy, niebędące żołnierzami rezerwy

 

Imiona i nazwisko, adres zamieszkania lub pobytu, PESEL, numer telefonu, nr jednostki wojskowej, okres ćwiczeń wojskowych, nr konta bankowego, zaświadczenie o odbyciu ćwiczeń wojskowych, zaświadczenie o utraconym wynagrodzeniu

 

Od osoby, której dane dotyczą

 

Realizacja obowiązków wynikających
z przepisów prawa

 

Dokumentacja papierowa

 

Elektronicznie
i papierowo

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2015 roku
w sprawie sposobu ustalania i trybu wypłacania świadczenia pieniężnego żołnierzom rezerwy oraz osobom przeniesionym do rezerwy niebędącym żołnierzami rezerwy (Dz. U. z 2018 roku
poz. 881)

7

Prowadzenie ewidencji osób wyznaczonych
do pełnienia służby
w formacji obrony cywilnej

 

Obrona cywilna

Osoby wyznaczone do pełnienia służby w formacji obrony cywilnej

 

Nazwisko i imię, data urodzenia, adres zamieszkania, PESEL, numer telefonu, numer rejestracyjny pojazdu

 

Ze źródeł wewnętrznych oraz od osób, których dane dotyczą

 

 

Realizacja obowiązków wynikających
z przepisów prawa

 

Dokumentacja papierowa

 

Elektronicznie
i papierowo

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, ustawa
z dnia 21 listopada 1967 roku o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U.z 2017 roku poz. 1430 ze zm.), ustawa z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U.z 2017 roku poz. 1875 ze zm.)

8

Prowadzenie rejestru kobiet i mężczyzn objętych rejestracją

 

Sprawy wojskowe

Osoby fizyczne

 

Imię i nazwisko, nazwisko rodowe, imiona i nazwiska rodowe rodziców, data i miejsce urodzenia, numer PESEL, adres zameldowania na pobyt stały i czasowy, stopień wojskowy, nazwa seria i numer wojskowego dokumentu osobistego, oznaczenie wojskowej komendy uzupełnień w ewidencji, której osoba pozostaje

Ze źródeł wewnętrznych oraz od osób, których dane dotyczą

 

Realizacja obowiązków wynikających
z przepisów prawa

 

Dokumentacja papierowa

 

Elektronicznie
i papierowo

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, ustawa
z dnia 21 listopada 1967 roku
o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U.
z 2017 roku poz. 1430 ze zm.)

9

Wykaz członków Rady Gminy Ustka

OSO

Osoby pełniące funkcję radnego

nazwiska i imiona, adres zamieszkania lub pobytu, numer telefonu, adres e-mail

Radni gminy Ustka

Dopełnienie obowiązków określonych w przepisach prawa

 

elektronicznie i papierowo

 

- zgodnie z ustawą o samorządzie gminnym, - zgoda na przetwarzanie danych osobowych

10

Rejestr skarg i wniosków

OSO

Mieszkańcy gminy Ustka

nazwiska i imiona, adres zamieszkania lub pobytu, numer telefonu, adres e-mail

Mieszkańcy gminy Ustka

Dopełnienie obowiązków określonych w przepisach prawa

 

Papierowo

- zgodnie z ustawą kodeksu postępowania administracyjnego

11

Wykaz członków Młodzieżowej Rady Gminy Ustka

OSO

Osoby pełniące funkcję radnego

MRGU

nazwiska i imiona, adres zamieszkania lub pobytu, numer telefonu, adres e-mail

Radni MRGU

Dopełnienie obowiązków określonych w przepisach prawa

 

Papierowo

- zgodnie z ustawą

o samorządzie gminnym, - zgoda na przetwarzanie danych osobowych

12

Rejestr Zarządzeń Wójta Gminy Ustka

OSO

Mieszkańcy gminy, osoby prywatne, firmy itp.

nazwiska i imiona, adres zamieszkania lub pobytu, numer telefonu, adres e-mail

Osoba prywatna, firma itp.

Realizacja zadań Wójta Gminy Ustka

 

elektronicznie i papierowo

 

- zgodnie z ustawą o samorządzie gminnym,

13

Rejestr delegacji

OSO

Radni gminy Ustka

Nazwiska i imiona

Radni

Prowadzenie rejestru poleceń służbowych

 

papierowy

- zgoda na przetwarzanie danych osobowych

14

Rejestr Zarządzeń Wójta Gminy Ustka

OSO

Mieszkańcy gminy, osoby prywatne, firmy itp.

nazwiska i imiona, adres zamieszkania lub pobytu, numer telefonu, adres e-mail

Osoba prywatna, firma itp.

Realizacja zadań Wójta Gminy Ustka

 

elektronicznie i papierowo

 

- zgodnie z ustawą

o samorządzie gminnym,

15

Ewidencja zatrudnionych pracowników

Kadry

Zatrudnieni pracownicy

nazwisko i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, obywatelstwo, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania, oświadczenie o pozostaniu w rejestrze bezrobotnych, , seria i nr dowodu osobistego lub inny dowód tożsamości, podpis, PESEL, NIP, stan rodzinny, powszechny obowiązek obrony, osoba którą należy zawiadomić w razie wypadku, przynależność do Narodowego Funduszu Zdrowia, stopień niepełnosprawności, nr emerytury, renty, dane o członkach rodziny pozostających na utrzymaniu, uprawnienia urlopu wypoczynkowego, nieobecność związana z niezdolnością do pracy z powodu choroby pracownika i osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika,

wyjścia służbowe i prywatne,

pracownik

sporządzenie umowy o pracę, zgłoszenie do ZUSu i US,

naliczenie uprawnień pracowniczych,

"Kadry i płace”

elektronicznie i papierowo

zgodnie z ustawą

o pracownikach samorządowych,

ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych,

ustawa o podatku dochodowych od osób fizycznych,

16

Rejestr przyjęć interesantów

Kadry

mieszkańcy gminy i inni zainteresowani

Imię i nazwisko, adres zamieszkania, nieruchomość, nr działki

Osoba zainteresowana

celem przekazania do załatwienia pracownikowi merytorycznemu

-

papierowo

Realizacja zadań ustawowych

17

Rejestr skarg i wniosków

Kadry

Mieszkańcy gminy Ustka

i inni zainteresowani

nazwisko i imiona, adres zamieszkania lub pobytu, numer telefonu, adres e-mail

Mieszkańcy gminy Ustka i inni zainteresowani

Dopełnienie obowiązków określonych w przepisach prawa

-

Papierowo

- zgodnie z ustawą kodeksu postępowania administracyjnego

18

Ewidencja zatrudnionych pracowników

Kadry

Zatrudnieni pracownicy

nazwisko i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, obywatelstwo, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania, oświadczenie o pozostaniu w rejestrze bezrobotnych, , seria i nr dowodu osobistego lub inny dowód tożsamości, podpis, PESEL, NIP, stan rodzinny, powszechny obowiązek obrony, osoba którą należy zawiadomić w razie wypadku, przynależność do Narodowego Funduszu Zdrowia, stopień niepełnosprawności, nr emerytury, renty, dane o członkach rodziny pozostających na utrzymaniu, uprawnienia urlopu wypoczynkowego, nieobecność związana z niezdolnością do pracy z powodu choroby pracownika i osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika,

wyjścia służbowe i prywatne,

pracownik

sporządzenie umowy o pracę, zgłoszenie do ZUSu i US,

naliczenie uprawnień pracowniczych,

"Kadry i płace”

elektronicznie i papierowo

zgodnie z ustawą

o pracownikach samorządowych,

ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawa o podatku dochodowych od osób fizycznych,

19

Rejestr przyjęć interesantów

Kadry

mieszkańcy gminy i inni zainteresowani

Imię i nazwisko, adres zamieszkania, nieruchomość, nr działki

Osoba zainteresowana

celem przekazania do załatwienia pracownikowi merytorycznemu

-

papierowo

Realizacja zadań ustawowych

20

Rejestr skarg i wniosków

Kadry

Mieszkańcy gminy Ustka

i inni zainteresowani

nazwisko i imiona, adres zamieszkania lub pobytu, numer telefonu, adres e-mail

Mieszkańcy gminy Ustka i inni zainteresowani

Dopełnienie obowiązków określonych w przepisach prawa

-

Papierowo

zgodnie z ustawą kodeksu postępowania administracyjnego

21

Wykaz sołtysów gminy Ustka

OSO

Osoby pełniące funkcję sołtysa

nazwiska i imiona, adres zamieszkania lub pobytu, numer telefonu, adres e-mail

Jednostki pomocnicze gminy Ustka

Dopełnienie obowiązków określonych w przepisach prawa

 

elektronicznie i papierowo

- zgodnie z ustawą

o samorządzie gminnym,

- zgoda na przetwarzanie danych osobowych

22

Skorowidz danych adresowych

OSO

Osoby publiczne i prywatne, instytucje publiczne i prywatne, firmy itp.

Dane adresowe: imiona, nazwiska, adres zamieszkania lub pobytu, nazwa i adres firmy/instytucji itp., numer telefonu/faxu, adres e-mail

Klient, instytucja, firma itp.

Dopełnienie obowiązków określonych w przepisach prawa

 

papierowy

- zgoda na przetwarzanie danych osobowych

23

Rejestr poleceń służbowych

OSO

Pracownicy urzędu gminy Ustka

Nazwiska i imiona

Pracownik

Prowadzenie rejestru poleceń służbowych

 

papierowy

- zgoda na przetwarzanie danych osobowych

24

Rejestr Ewidencji Innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie

Referat Organizacyjny i Spraw Organizacyjny

Osoby świadczące usługi hotelarskie (nocleg, wyżywienie) posiadające dany obiekt na terenie gminy Ustka

Nazwisko i imię, telefon, adres zamieszkania osoby świadczącej usługi, adres obiektu, data wpisu do rejestru

petent

Wydanie zaświadczenia o wpisie do ewidencji innych obiektów, w których świadczone
są usługi hotelarskie

brak

elektronicznie i papierowo

Zgodnie z ustawą
o usługach turystycznych

25

Rejestr Ewidencji pól biwakowych

Referat Organizacyjny i Spraw Organizacyjny

Osoby posiadające pola biwakowe na terenie gminy Ustka

Nazwisko i imię, telefon, adres zamieszkania osoby świadczącej usługi, adres obiektu, data wpisu do rejestru

petent

Wydanie zaświadczenia o wpisie do ewidencji pól biwakowych

brak

elektronicznie i papierowo

Zgodnie z ustawą
o usługach turystycznych

26

Rejestr przedsiębiorców posiadających zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych

Referat Organizacyjny i Spraw Organizacyjny

Przedsiębiorcy posiadający zezwolenia na sprzedaż oraz na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych w punktach usytuowanych na terenie gminy Ustka

Nazwisko i imię przedsiębiorcy, adres zamieszkania, adres punktu sprzedaży, rodzaj zezwolenia, czas ważności zezwolenia, godziny sprzedaży

Petent, Pracownik

Określenie liczby punktów sprzedaży oraz sprzedaży
i podawania napojów alkoholowych oraz liczby zezwoleń na terenie gminy Ustka

brak

elektronicznie i papierowo

Wewnętrzny

27

Rejestr instytucji kultury

Referat Organizacyjny i Spraw Organizacyjny

Instytucje kultury zgodnie z ustawą o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej

Cztery działy rejestrowe obejmujące dane identyfikacyjne instytucji jak NIP, REGON, STATUT, akt prawny powołujący osobę na funkcję dyrektora, kierownika instytucji, informacje o przedmiocie działalności instytucji kultury, siedziba i adres instytucji kultury, informacje o wyposażeniu materiałowo – technicznym i środkach finansowych instytucji kultury

Pracownik

Rejestr ogólnodostępny, wydawanie odpisu z rejestru

brak

Elektronicznie i papierowo

Na podstawie art. 14 ust.1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2017 r. poz. 862) zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz.U. z 2012 r. poz. 189).

28

Wykaz z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej
o przedsiębiorcach wprowadzonych do rejestru prowadzonego przez Ministerstwo Przedsiębiorczości

Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą na terytorium RP

Imię i nazwisko, pesel, data urodzenia, adres zamieszkania, adres do doręczeń, adres elektroniczny, adres poczty e-mail, telefon, numer rachunku bankowego

Petent, pracownik

Przekształcenie wniosku w formie papierowej przygotowanego prze petenta w formę elektroniczną do systemu CEiDG

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej

Elektronicznie (CEIDG), teczki przedsiębiorców

Na podstawie ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej

29

Gminna Ewidencja Zabytków

Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich

Zabytki nieruchome wpisane do rejestru zabytków

Dane właściciela, adres usytuowania zabytku

pracownik

Tworzenie kart ewidencyjnych

brak

elektronicznie

Na podstawie ustawy o ochronie zabytków

30

Rejestr rozmów telefonicznych przychodzących

Komórka informatyczna w referacie OSO

Interesanci Urzędu Gminy Ustka

Bez ograniczeń

Osoby kontaktujące się telefonicznie z urzędem

Uzyskanie informacji w celu załatwienia sprawy w urzędzie

FonTel

elektroniczny

Zarządzenie Wójta Gminy Ustka

31

Rejestr wysłanych wiadomości SMS

Komórka informatyczna w referacie OSO

Osoby zainteresowanie pozyskiwaniem informacji od Urzędu Gminy Ustka za pomocą SMS ów

Informacje o imprezach sezonowych, informacje o godzinach otwarcia urzędu

Numer telefonu

Powiadamianie użytkowników

Serwer SMS

elektroniczny

Umowa 17614/20160617 z dn. 17 czerwca 2016

32

Rejestr zapisów z monitoringu wewnętrznego i zewnętrznego budynku

Komórka informatyczna w referacie OSO

Interesanci i pracownicy Urzędu Gminy Ustka

Wizerunek osób

Obraz z kamer zainstalowanych w budynku urzędu

Bezpieczeństwo pracowników, interesantów urzędu oraz mienia

Rejestrator Dahua

elektroniczny

Ustawa z dnia 26 czerwca 1976 r. - Kodeks Pracy (Dz. U z 2018 r.)

Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. O samorządzie gminnym (Dz. U. Z 2018 r. Poz 130)

 

 4. Referat ds. ochrony środowiska, gospodarki odpadami i rolnictwa

 

Lp.

Nazwa czynności przetwarzania

Dział

Kategorie osób, których dane dotyczą

Określenie zakresu

przetwarzanych danych

Źródło danych

Cel przetwarzania

Nazwa systemu/oprogramowania

Forma rejestru

Podstawa prawna

1

Rozpatrywanie wniosków i wydawanie decyzji zezwalających na usunięcie drzew i krzewów

Ochrona środowiska

Osoby składające wniosek o wydanie decyzji dotyczącej usunięcia drzew lub krzewów

 

Imiona i nazwisko, adres zamieszkania lub pobytu, numer telefon, tytuł prawny władania nieruchomością, na której położone są drzewa lub krzewy przeznaczone do usunięcia, Miejsce planowanej wycinki

Wnioskodawca

 

Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa

 

Dokumentacja papierowa,

EWID

 

elektronicznie i papierowo

Art. 6 ust 1 lit c) RODO - Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o ochronie przyrody (Dz.U. 2018 poz. 142)

2

Przyjmowanie wniosków i wydawanie decyzji dla przedsięwzięć mogących zawsze lub potencjalnie znacząco oddziaływać na środowisko

Ochrona środowiska

Wnioskodawca

 

Imiona i nazwisko, Adres zamieszkania, Numer telefonu, Fax, E-mail, Numer nieruchomości, Miejscowość, Charakterystyka przedsięwzięcia, Karta informacyjna przedsięwzięcia

 

Od osoby, której dane dotyczą

 

Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa

 

Dokumentacja papierowa, EWID

elektronicznie i papierowo

Art. 6 ust 1 lit c) RODO - Ustawa z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko (Dz.U. 2017 poz. 1405.)

3

Rozpatrywanie wniosków osób ubiegających się o dofinasowane kosztów związanych z ochroną środowiska

 

Ochrona środowiska

Osoby składające wniosek

Imię i nazwisko, Adres, Nr telefonu, Adres e-mail, Tytuł własności, Lokalizacja budynku z azbestem

Wnioskodawca

Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa

Dokumentacja papierowa, EWID

elektronicznie i papierowo

Art. 6 ust 1 lit c) RODO - Ustawa z dnia 19 czerwca 1997r., o zakazie stosowania wyrobów zawierających azbest (Dz.U. 2017 poz. 2119, Ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz.U. 2018 poz. 799.)

4

Prowadzenie ewidencji psów ras uznawanej za agresywną

Ochrona środowiska

Właściciele psów rasy uznawanej za agresywną

imię i nazwisko właściciela psa, adres zamieszkania, dane psa

Od osoby, której dane dotyczą

Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa

 

Dokumentacja papierowa

elektronicznie i papierowo

Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ochronie zwierząt. (Dz.U. 2017 poz. 1840)

5

Realizacja programu opieki nad zwierzętami w zakresie sterylizacji/kastracji

Ochrona środowiska

Wnioskodawca

imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu

Od osoby, której dane dotyczą

Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa

Dokumentacja papierowa.

elektronicznie i papierowo

Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ochronie zwierząt.

6

Realizacja programu opieki nad zwierzętami w zakresie dofinasowania zakupu karmy dla wolnożyjących kotów

Ochrona środowiska

Wnioskodawca

imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu

Od osoby, której dane dotyczą

Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa

Dokumentacja papierowa.

elektronicznie i papierowo

Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ochronie zwierząt. (Dz.U. 2017 poz. 1840)

7

Realizacja programu opieki nad zwierzętami w zakresie ewidencji opiekunów społecznych kotów wolnożyjących

Ochrona środowiska

Wnioskodawca

imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu

Od osoby, której dane dotyczą

Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa

Dokumentacja papierowa.

elektronicznie i papierowo

Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ochronie zwierząt. (Dz.U. 2017 poz. 1840)

8

Przyjmowanie deklaracji niezbędnych do naliczeń wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi

Gospodarka odpadami komunalnymi

Właściciel nieruchomości

 

Imiona i nazwisko, Adres zamieszkania, PESEL, Numer telefonu, Adres e-mail, Numer Identyfikacji Podatkowej, Dane nieruchomości, Wysokość opłaty

 

Wnioskodawca

Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa

Moduł "Odpady" Dokumentacja papierowa

EWID, ZUW

elektronicznie i papierowo

Art. 6 ust 1 lit c) RODO - ustawa z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz.U. 2017 poz. 1289 ze zm.)

9

Rozliczanie opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi

Gospodarka odpadami komunalnymi

Właściciel nieruchomości

Imiona i nazwisko, Adres zamieszkania, PESEL, Numer telefonu, Adres e-mail, Numer Identyfikacji Podatkowej, Dane nieruchomości, Wysokość opłaty

Wnioskodawca

Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa

Moduł "Odpady" Dokumentacja papierowa,

EWID, ZUW

elektronicznie i papierowo

Art. 6 ust 1 lit c) RODO - ustawa z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach

10

Rejestr wydanych decyzji w sprawie zwrotu producentom rolnym podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej

Rolnictwo

Producenci rolni posiadający użytki rolne na terenie Gminy Ustka

nazwiska i imiona, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, nr NIP, seria i numer dowodu osobistego, powierzchnia użytków rolnych położonych na obszarze gminy Ustka będących w posiadaniu wnioskodawcy, numer rachunku bankowego, faktury VAT poświadczające ilość zakupionego oleju napędowego, umowy dzierżaw gruntów rolnych

Producent rolny, EWID, Ref. FK w/m

Uzyskanie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej- dotacja z budżetu państwa

Liber office, dokumentacja papierowa,

Papierowo i elektroniczne sprawozdanie do MRiRW

art. 5 ust. 1

ustawy z dnia

10 marca 2006r.

o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej

11

Rejestr wydanych zaświadczeń i poświadczeń w sprawie zatrudnienia w gospodarstwie rolnym położonym

z terenu Gminy Ustka

Rolnictwo

Wnioskodawcy, którzy wykonywali pracę w gospodarstwach rolnych położonych na terenie gminy Ustka

nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, miejsce pracy, seria i numer dowodu osobistego, numer telefonu, poświadczenie zameldowania w okresie wykonywania pracy w gospodarstwie rolnym, zeznania świadków

Archiwum tut. Urzędu teczki osobowe gospodarstw rolnych, ewidencja ludności w/m

uzyskanie zaświadczenia celem przedłożenia w ZUS, KRUS lu zakładzie pracy

Liber office dokumentacja papierowa,

papierowo

zgodnie

z ustawą z dnia z dnia 20 lipca 1990 r. o wyliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy

12

Rejestr wydanych zezwoleń na uprawę maku i konopi włóknistych

Rolnictwo

Wnioskodawcy, którzy uzyskali zezwolenie na uprawę maku lub konopi włóknistych

nazwiska i imiona, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, nr NIP , seria i numer dowodu osobistego, numer telefonu, umowa kontraktacji, faktury na zakup materiału siewnego

Wnioskodawca, EWID, Marszałek Województwa Pomorskiego

Uzyskanie zezwolenia na uprawę maku lub konopi włóknistych

Liber office, dokumentacja papierowa,

elektronicznie i papierowo

Ustawy z dnia 29 lipca 2005 r.o przeciwdziałaniu narkomanii

13

Rejestr

wniosków i protokołów oględzin i ostatecznego szacowania szkody łowieckiej w uprawach i płodach rolnych

Rolnictwo

Właściciel, posiadacz gruntów rolnych który zgłosił szkodę łowiecką wyrządzoną przez jelenie sarny, dziki w uprawach i płodach rolnych

nazwiska i imiona, adres zamieszkania lub pobytu, numer telefonu, miejsce wystąpienia szkody (nr działki, obręb geodezyjny)

Wnioskodawca, EWID, Koło Łowieckie

Oszacowanie szkody wyrządzonej przez jelenie sarny, dziki w uprawach i płodach rolnych

dokumentacja papierowa

papierowo

ustawa z dnia 22 marca 2018 r. o zmianie ustawy - Prawo łowieckie

 

 

5. Referat Inwestycji Gminnych i Gospodarki Komunalnej

Lp.

Nazwa czynności przetwarzania

Dział

Kategorie osób, których dane dotyczą

Określenie zakresu

przetwarzanych danych

Źródło danych

Cel przetwarzania

Nazwa systemu/oprogramowania

Forma rejestru

Podstawa prawna

1

Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych (nazwa zbioru)

stanowisko ds. Pozyskiwania funduszy zewnętrznych

Wykonawcy zamówień publicznych; Beneficjenci ostateczni projektów (m.in. mieszkańcy gminy przy realizacji projektów z EFS)

nazwiska i imiona, nazwa firmy (działalności) adres siedziby firmy (działalności), NIP firmy (działalności)

Realizacja projektów EFS: adres zamieszkania, miejsce pracy, wykształcenie, numer telefonu,

Wykonawca, Beneficjent

Przetwarzanie w celu realizowanych zadań określonych w projektach.

Narzędzie do sporządzania I wysyłania wniosków o płatność oraz do komunikacji z Instytucją Zarządzającą.

Centralny system teleinformatyczny SL2014 wspierający realizację programów operacyjnych

elektroniczna

Art. 122 ust. 3 Rozporządzenia ogólnego (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego I Rady UE nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013r.) oraz rozdz. 16 Ustawy wdrożeniowej.

2

Rejestr decyzji na lokalizację w pasie drogowym

stanowisko ds. Inwestycji drogowych

inwestorzy w rozumieniu prawa budowalnego

- Imię i nazwisko/nazwa firmy,

- adres,

- NIP,

- PESEL,

- Numer dowodu osobistego

Wniosek wraz z załącznikami,

Wydanie decyzji administracyjnej

-

elektronicznie i papierowo

Ustawa o drogach publicznych, Kodeks postępowania administracyjnego

3

Rejestr decyzji na zjazd z drogi gminnej

stanowisko ds. Inwestycji drogowych

inwestorzy w rozumieniu prawa budowalnego

- Imię i nazwisko/nazwa firmy,

- adres,

- NIP,

- PESEL,

- Numer dowodu osobistego

Wniosek wraz z załącznikami,

Wydanie decyzji administracyjnej

-

elektronicznie i papierowo

Ustawa o drogach publicznych, Kodeks postępowania administracyjnego

4

Rejestr decyzji na zajęcie pasa drogowego

stanowisko ds. Inwestycji drogowych

inwestorzy w rozumieniu prawa budowalnego, inni wnioskodawcy na cele nieinwestycyjne

- Imię i nazwisko/nazwa firmy,

- adres,

- NIP,

- PESEL,

- Numer dowodu osobistego

Wniosek wraz z załącznikami,

Wydanie decyzji administracyjnej

-

elektronicznie i papierowo

Ustawa o drogach publicznych, Kodeks postępowania administracyjnego

5

Rejestr szkód majątkowych i osobowych

Referat Inwestycji Gminnych i Gospodarki Komunalnej – Gospodarka Komunalna

Poszkodowani

nazwiska i imiona, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, miejsce pracy, zawód, NIP, wykształcenie, seria i numer dowodu osobistego, numer telefonu, płeć, stan cywilny, stan zdrowia, obywatelstwo, stopień niepełnosprawności, stan rodziny, stan zdrowia, nałogi, orzeczenia wydane w postępowaniu sadowym i administracyjnym, numer rachunku bankowego, numery tablic rejestracyjnych pojazdów, dowód rejestracyjny pojazdu, adres e-mail, miejsce urodzenia, zaświadczenia z komisariatu policji,

Poszkodowany

Przyznanie odszkodowania

-

papierowo

zgodnie z Kodeksem Cywilnym

 

6

Rejestr wniosków o przydział lokalu mieszkalnego

Referat Inwestycji Gminnych i Gospodarki Komunalnej – Gospodarka Komunalna

członkowie wspólnoty mieszkaniowej Gminy Ustka oraz osoby niezamieszkałe na terenie Gminy Ustka

nazwiska i imiona, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, miejsce pracy, zawód, NIP, wykształcenie, seria i numer dowodu osobistego, numer telefonu, płeć, stan cywilny, obywatelstwo, stopień niepełnosprawności, wysokość dochodów, sytuacja majątkowa, stan rodziny, stan zdrowia, nałogi, orzeczenia wydane w postępowaniu sadowym i administracyjnym, koszty utrzymania lokalu, numer rachunku bankowego, dane osób ubiegających się o przydział lokalu, Najemca bądź właściciel obecnie zajmowanego mieszkania, powierzchnia oraz skład zajmowanego mieszkania, okres zamieszkiwania, data zameldowania, stan majątkowy, poświadczenie zameldowania , adres e-mail

Wnioskodawca, GOPS

przydział lokalu mieszkalnego

-

papierowo

zgodnie z następującymi ustawami:

- o pomocy społecznej

- o dodatkach mieszkaniowych

- o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie KC

- Kodeks Cywilny

 

7

Rejestr zamówień publicznych

Referat ds. Inwestycji Gminnych oraz Gospodarki Komunalnej - Zamówienia Publiczne

Wykonawcy

nazwa Wykonawcy, nazwiska, imiona, Wykonawców, adres siedziby firmy, adres zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców, obywatelstwo, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, stan zaległości podatkowej, stan zaległości dot. składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, stan majątkowy, inf. z KRK, wykształcenie, doświadczenie zawodowe, orzeczenia wydane w postepowaniu sądowym, administracyjnym, karnym,

numer ewidencyjny PESEL, numer REGON, numer identyfikacji podatkowej NIP, numer dowodu osobistego, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, numer rachunku bankowego, numer polisy OC.

Oferta, CEIDG, KRS

wybór Wykonawcy

-

papierowo

zgodnie

z ustawą

Prawo zamówień publicznych

8

Rejestr umów

Referat ds. Inwestycji Gminnych oraz Gospodarki Komunalnej - Zamówienia Publiczne

Wykonawcy

nazwa Wykonawcy, nazwiska, imiona, Wykonawców, adres siedziby firmy, adres zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców, obywatelstwo, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, stan zaległości podatkowej, stan zaległości dot. składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, stan majątkowy, inf. z KRK, wykształcenie, doświadczenie zawodowe, orzeczenia wydane w postepowaniu sądowym, administracyjnym, karnym,

numer ewidencyjny PESEL, numer REGON, numer identyfikacji podatkowej NIP, numer dowodu osobistego, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, numer rachunku bankowego, numer polisy OC.

Oferta, CEIDG, KRS

wybór Wykonawcy

-

papierowo

zgodnie z ustawą

Prawo zamówień publicznych

 

 

6. Referat Straży Gminnej Gminy Ustka

Lp.

Nazwa czynności przetwarzania

Dział

Kategorie osób, których dane dotyczą

Określenie zakresu

przetwarzanych danych

Źródło danych

Cel przetwarzania

Nazwa systemu/oprogramowania

Forma rejestru

Podstawa prawna

1

Rejestr interwencji.

Rejestr mandatów karnych.

Rejestr kart MRD-5

Straż Gminna

Osoby zgłaszające interwencje, zgłaszające problem, osoby u których podejmowane są interwencje, sprawcy czynów zabronionych.

Według potrzeb w zależności od sprawy : nazwisko, imię, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, , seria i numer dowodu osobistego, numer telefonu, płeć, obywatelstwo,

Osoba, baza cepik lub baza źródło

Podejmowanie interwencji, prowadzenie czynności wyjaśniających.

e-mandat

elektronicznie

Czynności określonych w Ustawie o strażach gminnych oraz kodeksie postępowania o wykroczeniach jak i pozostałych przepisów, na podstawie których które strażnik gminny jest uprawniony do nakłaniania mandatów karnych

 

2

 

Notatniki służbowe

 

Straż Gminna

Osoby legitymowane, zgłaszające interwencje, zgłaszające problem, osoby w stosunku do których podejmowane są interwencje, sprawcy czynów zabronionych.

Według potrzeb w zależności od sprawy : nazwisko, imię, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, , seria i numer dowodu osobistego, numer telefonu, płeć, obywatelstwo,

Osoba, baza cepik lub baza źródło

Podejmowanie interwencji, prowadzenie czynności wyjaśniających.

Ewidencja notatników służbowych

papierowo

Ustawie strażach gminnych ,wykroczeń jak pozostałe przepisy na podstawie, których strażnik gminny jest uprawniony do nakłaniania mandatów karnych

 

3

Rejestr spraw skierowanych do sądu

Straż Gminna

Osoby, wobec których został skierowany wniosek do Sądu Grodzkiego o ukaranie

Nazwisko, imię, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, seria i numer dowodu osobistego, płeć, obywatelstwo,

Osoba, baza cepik lub baza źródło

Wykonywanie czynności wyjaśniających.

Rejestr spraw skierowanych do sądu

papierowo

Ustawa o strażach gminnych oraz kodeksie postępowania o wykroczeniach

 

4

Grafik służb, lista obecności.

Straż Gminna

Pracownicy referatu straży gminnej.

Nazwisko i imię

Pracownicy referatu

Ewidencjonowanie czasu pracy

Karty czasu pracy

papierowo

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika

 

5

Ewidencja: notatników,

środków przymusu bezpośredniego, upoważnień,

Straż Gminna

Pracownicy referatu straży gminnej.

Nazwisko i imię

Pracownicy referatu

Ewidencjonowanie

Ewidencja: notatników,

środków przymusu bezpośrednieg, upoważnień,

papierowo

Ustawa o strażach gminnych Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji1) z dnia 17 grudnia 2015 r.

 

6

Zapewnienie bezpieczeństwa – ogólne,

Straż Gminna

Osoby zgłaszające interwencje, zgłaszające problem, osoby, u których podejmowane są interwencje, sprawcy czynów zabronionych

-

-

-

-

-

-

 

 

 

7. Stanowisko Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Narkomanii

Lp.

Nazwa czynności przetwarzania

Dział

Kategorie osób, których dane dotyczą

Określenie zakresu

przetwarzanych danych

Źródło danych

Cel przetwarzania

Nazwa systemu/oprogramowania

Forma rejestru

Podstawa prawna

1

Rejestr Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych - z zakresu ustawy

o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi

Stanowisko Rozwiązywania Problemów Alkoholowych

mieszkańcy gminy Ustka na zasadach ustawy

o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi

nazwiska i imiona, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, miejsce pracy, zawód, wykształcenie, seria i numer dowodu osobistego, numer telefonu, płeć, stan cywilny, obywatelstwo, stopień niepełnosprawności, wysokość dochodów, sytuacja majątkowa, stan rodziny, stan zdrowia, nałogi, orzeczenia wydane w postępowaniu sadowym i administracyjnym, koszty utrzymania lokalu, numer rachunku bankowego, dane osób zobowiązanych do alimentacji

Osoby fizyczne

Dopełnienie obowiązku wynikającego z przepisu prawa

-

papierowo

Zgodnie z ustawą

o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi

 

 

Klauzule informacyjne dot. przetwarzania danych osobowych



Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych - ewidencja ludności

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych - dowody osobiste

 


Liczba odwiedzin : 3536
Podmiot udostępniający informację : Gmina Ustka
Osoba wprowadzająca informację : Krzysztof Korniluk
Osoba odpowiedzialna za informację : Krzysztof Korniluk
Czas wytworzenia: 2018-05-22 13:02:34
Czas publikacji: 2018-06-15 10:07:26
Data przeniesienia do archiwum: Brak